AS ATAS DA IGREJA

A Ata é dos procedimentos mais antigos que busca trazer a termo, registrar no vernáculo, descrever em pormenores os fatos diversos ocorridos na vida da entidade. Esta metodologia tem sido utilizada como a modalidade essencial de registro das atividades jurídicas em suas mais variadas manifestações, tendo como motivo a documentação em livro próprio (Livro de Atas), mediante a descrição de fatos, ocorrências e decisões tomadas em uma determinada assembléia ou reunião de corpo deliberativo (Conselhos de Administradores) ou consultivos (Conselho Fiscal) pertencentes a agremiações variadas, a entidades de ensino, igrejas, associações e empresas em geral.

Podemos resumir que ata é documento de especial valor jurídico que mediante a palavra escrita, reproduz fatos e decisões de uma assembléia, sessão ou reunião ocorrida com um determinado fim, com objeto específico. Para fins de direito, considera-se a ata, como o registro escrito das deliberações e ocorrências havidas em reuniões promovidas por sociedades civis ou comerciais.

Tendo em vista a sua função de documentar fatos, alguns procedimentos normatizadores são adotados no registro das Atas, tendo por objetivo uma padronização na sua apresentação, tornando-se elemento facilitador para o seu entendimento, sem prejuízo da necessidade de uma redação clara, objetiva e sobretudo correta, pois certamente a má utilização do vernáculo ou a sua simploriedade poderá resultar, até mesmo, em um registro irreal dos fatos ocorridos.

Em regra as atas são descritas, registradas, em livro próprio, chamado Livro de Atas, que via de regra atende ao padrão oficial de tamanho 22 cm x32cm. O papel deste livro de Atas, necessariamente deve ser de muito boa qualidade, bem como a brochura, ou encadernação com revestimento de capa dura de papelão, coberta por um couro especial, percalina ou plástico apropriados, os dorsos devem ser muito bem colados e com cola de excelente qualidade, além de bem costurados, os cadernos ou as folhas. Tal detalhamento, aparentemente desnecessário, é feito, tendo em vista a durabilidade que se impõe a estes Livros de Atas, em face de sua natureza documental, que implica na guarda de uma colentânea de registros que possuem uma função também histórica. De bom alvitre mencionar que não existe período de validade jurídica destes documentos, portanto o Livro de Registro de Atas tem eficácia por tempo indeterminado. Estes documentos irão formar os anais da instituição.

Deve o Livro de Atas, ser numerado tipograficamente e margeado em ambas as laterais com espaço de 3 cm. Esta margem é útil para que se faça a numeração das linhas de cada folha, via de regra, na margem esquerda.

Os Livros de Atas devem possuir Termos de Abertura e Termo de Encerramento, os quais devem conter em seu teor, a declaração de sua função, a quantidade de folhas e o número do Livro, a descrição da razão social da pessoa jurídica, o seu número de registro no CNPJ – Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas, a sua data de fundação, o número de registro de sua fundação no respectivo órgão em que registrados os documentos societários ou associativos. E por fim deverá ser sempre assinado pelo representante jurídico da entidade, e os componentes do órgão para o qual se utilizará o respectivo Livro de Atas.

Nas instituições religiosas, via de regra, adota-se Livros de Atas da Diretoria, Livro de Atas do Conselho Fiscal, Livro de Atas dos Congressos, dentre outros livros de Atas devidos conforme as circunstâncias específicas de cada instituição.

CONTEÚDO DAS ATAS

A Ata deve iniciar indicando, de pronto, o seu número ou então a identificação da reunião, (por exemplo, Ata da Trigésima Quinta Assembléia Ordinária) com a descrição do dia de sua ocorrência, do local do evento e a sua hora, da prévia convocação conforme determinação estatutária; dela deve constar o objeto da reunião, bem como, essencial identificar no texto quem a presidiu, e quais foram demais participantes (em regra, para todos, a descrição deve ser a mais completa, seus nomes sem abreviaturas, estado civil, número da carteira de identidade e registro no CPF, e suas funções). Necessário também em continuação da descrição fazer constar o registro da adoração, indicando o texto bíblico lido, a oração efetuada e quem a fez, os hinos cantados, e demais atos específico praticados pertinentes à liturgia.

Ato seguinte é a identificação da totalidade dos presentes, para fins da quantificação do quorum, indicando-se na ata somente a quantidade dos presentes. Concluída a verificação de quorum, em sendo o adequado para a continuação da reunião, dar-se-á início aos trabalhos, sendo necessária então a declaração da direção dos trabalhos com a abertura pelo presidente e imediata indicação do secretário, responsável pela redação da ata, ato contínuo, inicia-se a descrição da pauta ou da chamada ordem do dia.

O transcorrer dos trabalhos (assuntos discutidos, votações realizadas e deliberações tomadas) deverão ser contemplados na ata, em numeração crescente à medida que ocorridos, e quando necessário desmembrá-los por item, ou faze-lo por ordem alfabética. Esta metodologia permite uma clara visão do desenrolar da reunião. Exemplificando:

..tendo sido abordados os seguintes assuntos: 1) site da Mocidade na internet. O dirigente da mocidade expôs o estado atual em que se encontra a elaboração do site, que será hospedado pelo domínio da Igreja. O site está em fase de construção, sendo oferecido aos presentes o endereço provisório, para que por este meio, forneçam sugestões e detalhes que permitam se obter um site segundo a demanda dos associados; 2) registro dos novos estatutos. Foi contratado um advogado especialista, que desenvolveu trabalho específico de orientação contendo algumas sugestões;a) redação mais apropriada quanto ao objeto da instituição; b) detalhar as atribuições do diretor presidente; detalhar as atribuições do conselho fiscal...

Esta metodologia de descrição dos eventos permite, de forma bastante objetiva e clara, o bom entendimento, através da leitura, do transcorrer dos eventos em sua seqüência lógica.

Como se pode observar do pequeno trecho transcrito, o registro em ata deve ser feito de forma pormenorizada, sendo desprezados os registros pertinentes à propostas, sugestões, planos e idéias que forem pela maioria rejeitadas. Este procedimento, todavia, depende de manifestação expressa das pessoas que apresentaram as diversas proposições não aprovadas, se optarem no sentido de que se registrem na Ata a proposta e sua respectiva rejeição, e obtiverem esta aprovação pela mesa diretora do evento, far-se-á o respectivo registro. Em ocorrendo a apresentação de relatórios de atividades dos diversos quadros da instituição, tais como departamento social, departamento de visitas, departamento de planejamento estratégico, departamento de logística, departamento da mocidade, esta apresentação deve ser registrada, e feita uma descrição sumária, objetiva, que contemple os elementos materiais do que foi relatado. Se simplesmente forem apresentados os relatórios sem qualquer manifestação, o registro da ata se restringirá a destacar a entregas dos relatórios.

De se notar que para os assuntos aprovados na reunião plenária, deve-se citar em ata a sua aprovação e a sua qualificação, se unânime ou por maioria dos votos dos presentes.

Concluída a descrição dos fatos da reunião, passa-se a conclusão da Ata, que via de regra, contempla o fecho tradicional de “em nada mais havendo a se tratar, encerra-se a reunião, às horas (descrever a hora em que ocorre o encerramento), com a oração final efetuada por (nome da pessoa que efetuou a oração)”.

Conclui-se a Ata com a identificação do local, a data, o horário efetivo do encerramento, é feita a sua leitura perante os presentes, e por fim, a Ata é assinada pelo secretário nomeado e pelo presidente da mesa. Veja é importante que este procedimento final seja descrito na Ata. Exemplificando:

O Secretário, após o encerramento da Ata, procedeu a leitura do seu inteiro teor a fim de que todos os membros presente em plenário verificassem da sua correção, o que ocorreu pela aprovação de sue conteúdo pela unanimidade dos presentes.

Caso ocorra alguma manifestação contrária, deve ser avaliada a aprovada pela maioria dos presentes. Nesta circunstância, far-se-á o respectivo registro de correção do texto originário lido, ao termo da Ata.

Note-se, a leitura deve ocorrer antes do fechamento da Ata, antes do início do procedimento de fechamento, isto é, antes do encerramento da reunião é que se iniciará a leitura da ata para o público presente, a fim de que seja submetida a aprovação do seu conteúdo. Em sendo aprovada, se faz o fechamento sem ressalvas. Se do feito qualquer emenda for sugerida, esta ressalva será incluída ao término de texto, para então se proceder ao fechamento da ata e se concluir com as assinaturas pertinentes.

As reuniões deverão ter os seus registros descritos de forma clara, objetiva, sem rasuras e qualquer entrelinhas, devendo ser mantidas em boa ordem e aguarda na instituição, à disposição das pessoas competentes para a sua utilização própria.

No transcrever da Ata devem se evitar a existência de espaços ou parágrafos, para não ser possível que se façam quaisquer acréscimos de qualquer informação. Ocorrerá inevitavelmente, que algumas linhas poderão estar em branco no restante da folha após a conclusão do texto de uma ata. O secretário ao escriturar uma ata deve estar sempre atento para evitar que esta circunstância ocorra, mas é sabido, que nem sempre poderá contornar esta situação. Na ocorrência desta hipótese, que seja aposto carimbo apropriado com a declaração “LINHAS EM BRANCO. ESPAÇO NÃO UTILIZADO”, em diagonal, a fim de ocupar todo o espaço não utilizado.

Na ocorrência de descrição errônea, seja erro de narrativa, seja erro de grafia, imediatamente, faz-se a correção, se de pronto o erro for identificado, mediante a descrição, por ato contínuo, do aposto, “digo”, com o registro adequado da circunstância fática o da palavra em grafia correta. Sendo o erro identificado após a leitura da ata, far-se-á o “Auto de Correção ou de Acréscimo” ao fim do texto, iniciando-se pelo aposto, “Em tempo: onde se lê: Leia-se ...”, quando então se procederá as devidas correções, fazendo-se, neste caso, remissão à linha do texto da Ata, onde consta o erro. De se notar que a margem esquerda do Livro de Atas tem o objetivo de permitir a numeração das linhas de cada página.

ABREVIATURAS

Em todo o trabalho de descrição é muito importante a utilização de abreviaturas, pois isto permite agilidade no descrever, facilitando os trabalhos. Todavia este resultado somente será eficaz quando as abreviaturas a serem utilizadas o forem com precisão. Na dúvida de sua utilização, não o faça, a opção adequada será a transcrição in totum.

Alguns exemplos, que julgamos os mais utilizados, passaremos a transcrever tendo-se com certo que poderão auxiliar neste trabalho:

A autor
aa. assinados (as)
Cf. confira
D. Digno
Dr. Doutor
Exmº excelentíssimo
fl. folha
fut. futuro
Gr. grego
i.e Id est (isto é)
ib Ibidem (no mesmo lugar)
Ilmº ilustríssimo
Imp. imperfeito
lat. latim ou latino
m.q. mesmo que
Nº número
Obj. objeto
Obs. observação
Op. cit opus citatum (obra citada)
p.ex. por exemplo
p.p próximo passado
pág. ou p página
Pr. Pastor
Presb. Presbítero
Prof professor
Rev. Reverendo
S. Exª Sua Excelência
S. Revrmª Sua Reverendíssima
s/d sem data
Séc. Secretário
seg. seguinte
Sr. Senhor
Srª Senhora
Tes. Tesoureiro
V. veja